初月に見ることまず、気になった点だけ拾う。

初月は、ズレを見つけるための月です。完成した状態で始まるわけではないので、次の点に引っかかりがないかだけ見てください。細かく採点する必要はありません。

毎月続けるものではありません。

ここを見るのは、運用が実態に馴染むまでの間だけです。2か月目以降は、気になった電話があったときだけで足ります。

対応内容の振り返り全部読む必要はありません。

電話対応を任せたのに、報告の確認という仕事が増えるのでは意味がありません。1件ずつ見るのではなく、引っかかったものだけを拾ってください。

初月にいちばん多いのは、通知が多いという声です。全員に同じ通知が届いていると、結局誰も見なくなります。気づいたら、そのまま口にしてください。

利用企業通知が多い

利用企業この人には届かなくていい

利用企業「この用件だけ通知してほしい」

宛先の分け方は、当社で組みます。

担当者別に分けるか、用件を絞るか、日次のまとめに回すか。どう設計するかはうかがったあとに当社で決めます。

取次条件やマニュアルをどう修正するかまで、利用企業側で設計する必要はありません。伝えるのは、この一言までで十分です。

利用企業「この電話は取り次いでほしかった」

利用企業この通知はいらない

利用企業「この用件は、もう少し確認してほしい」

そのあとは当社の仕事です。

原因の整理、対応ルールの見直し、マニュアルへの反映、チームへの共有、その後の対応の確認。ここから先は専任チームが引き受けます。

手順や書式は決まっていません。気づいた時点でお知らせいただければ反映します。